9. BİLGİLENDİRME TOPLANTILARI   

PPDS Sisteminin yaklaşık 3000 kişilik bir kuruluşta ve hele Emniyet Teşkilatında uygulanmasının en önemli aşamalarından birisi, hiç kuşkusuz sistem içerisinde yer alacak her bir personelin sistemi tanımaları, anlamaları ve doğru bir şekilde uygulamalarıdır.

            Beraber çalışan insanların kişisel ve görevleri ile ilgili olarak birbirlerini çok zayıf, zayıf, orta, iyi, çok iyi şeklinde beş kategoride değerlendirebilmeleri için belli bir zihni alt yapıya ihtiyaç olduğu açıktır. Çalışanlar, birbirlerini değerlendirirken, duygusal davranmamalı, tam olarak objektif bir şekilde hareket edebilmelidirler. Aralarında geçen olumlu yada olumsuz diyaloglardan hareketle fikir sahibi olmaları tamamen doğaldır. Ancak, örneğin bir arkadaşı ile önceden bir konudan ötürü tartışmış, bir anlaşmazlık yaşamış (veya ikili ilişkileri çok iyi) olsa dahi, değerlendirme aşamasında arkadaşını değerlendirmesi gerekecek ise bu noktada karşısına çıkan kriter sorularına arkadaşının hakkı ne ise o puanı vermelidir. Kurumun kendisini ifade etmesinde, amaç ve hedeflerine ulaşmasında bu çok önemlidir. Çünkü Polisler, önceki olumlu veya olumsuz herhangi bir diyalog aralarında yaşanmış olsa da, görevlerinde çok büyük sorumluluklarla omuz omuza olmaları gerektiğinin bilincindedirler. Bu olgunluk oluşmuştur ve daha da pekişeceğine olan inanç tamdır. Personelin bu olgunluk ve zihni alt yapı gelişmişliğine sahip olduğu düşünülmektedir.

9.1. Personele Yönelik Bilgilendirmeler

            Bu sebeple, sistem hakkında bilgiler vermek, amaçlarını, uygulama adımlarını ve işleyiş bilgilerini paylaşmak üzere yaklaşık (1000) personel ile, (100)’er kişilik gruplar halinde bir hafta süre içerisinde (10) kez toplanarak, PPDS komisyonu tarafından bilgilendirme toplantıları düzenlenmiştir. Sistem, amaçlar ve hedefler anlatılmış, soru ve görüşler alınarak değerlendirilmiş ve gerekli açıklamalar yapılmıştır.

9.2. PPDS Birim Sorumlularına Yönelik Bilgilendirmeler

            Personele yapılan bilgilendirme toplantılarının yanı sıra, her birimden yeteri kadar personel PPDS birim sorumlusu olarak tespit edilmiş, bu personelle yapılan toplantıda sistem hakkında aynı bilgiler paylaşılmıştır. Ayrıca, onlara; birimlerindeki meslektaşlarının PPDS programının giriş ve değerlendirme sayfalarına ulaşmak için gerekli işlem adımlarında ve özellikle değerlendirmeler yapılırken etki altında kalınmaması amacıyla değerlendirme yapan personelin bilgisayar başında yalnız olmasının sağlanması gibi konularda bilgiler ve talimatlar verilmiştir.

9.3. Rütbelilere Yönelik Bilgilendirmeler

Sistem ile ilgili en önemli paylaşımlar; Emniyet Müdür yardımcıları, birim amirleri (İlçe Emniyet Müdürü/Amiri, Şube Müdürü/Vekili) ve tüm rütbeliler ile 19 Eylül 2007 tarihinde düzenlenen bilgilendirme toplantısında gerçekleşmiştir. Toplantıda öncelikle önceki toplantılarda değinilen hususlar sunulmuş, daha sonra Sayın İl Emniyet Müdürü bizzat katılımcılara sistem hakkında bilgiler vererek, özgür, objektif, taşın altına elini koyan, sorunlara birlikte çözüm üretme gerekliliğini paylaşan, kurum kimliğini ve şahsiyetini daha üst seviyelere çıkarmanın önemini ve önceliğini belirten etkili bir konuşma yapmışlardır.

            Bu yön ve çizgiden hareketle Kayseri İl Emniyet Müdürlü çalışanlarının PPDS ilk uygulamasına zihni alt yapı itibari ile hazır hale geldiği görülmüştür.

 

10. PPDS ŞİFRESİ

            Uygulama için destek bir bilgisayar programıyla, her bir personele ait olacak ve sadece kendisinin bileceği (6) rakamdan oluşan PPDS şifreleri oluşturulmuş ve bu şifreler kişiye özel kapalı zarf ile birimleri vasıtası ile her bir personele dağıtılmıştır.

  

11. POLNET BİLGİSAYARLARI

            Sistem PolNet üzerinden işleyeceği için, kurulu olmayan birimlerimize PolNet bilgisayarları oluşturularak, bu bilgisayarlara PolNet ve PPDS için kullanacağımız yazılım programının kurulumu yapılmıştır. (64) ayrı birimden (8) adedinde PolNet yok iken, bu birimlere de PolNet kurularak ArGe Büro Amirliğindeki ana server PolNet bilgisayarındaki PPDS Programına diğer bu bilgisayarlardan girişler yapılabilmesi sağlanarak sistemin teknik boyutu işler hale getirilmiştir.

 

12. DEĞERLENDİRMENİN BAŞLAMASI

            2007 yılı Aralık ayında süresi (10) gün olan PPDS 2007 uygulaması değerlendirme süreci başlatılmıştır. Birimlerimize telsiz anonsuyla ve resmi yazıyla, tüm personelin PPDS değerlendirmelerini yapabilecekleri, PPDS birim sorumlularının kendilerine yardımcı olacakları, süresi gibi konuların duyurulmasının ardından, personel sayısı çok olan birimlerin birim amirleri telefon ile aranarak, ayrıca gerekli bilgilendirmeler yapılmıştır. Sisteme giriş oranı (7)’inci günde % 99 olarak gerçekleşmiştir. İzinde, raporlu ve benzeri sebeple değerlendirmelerini dolduramayan personel içinde değerlendirme süresinin dolmasına müteakip uygun süre beklenmiş ve sonrasında kesin sonuçlar alınmıştır.

 

13. PPDS DEĞERLENDİRME SONUÇLARI

            Değerlendirme süreci tamamlandıktan sonra, PPDS Komisyonu tarafından sonuçların değerlendirilmesi, bunların personele ve birim amirlerine ne şekilde duyurulacağı, ne tür istatistiklerin verileceği gibi konular kararlaştırılmıştır.

13.1. Sonuçlar

            PPDS sonuçlarında her bir personel ile ilgili (8) ayrı istatistikî bilgi yer almaktadır. Bunlar personelin;

1. Birim Notu,

2. Genel Notu,

3. Birimindeki personel sayısı,

4. Birimindeki sırası,

5. Genelde personel sayısı,

6. Geneldeki sırası,

7. Rütbesindeki personel sayısı,

8. Rütbesindeki sırası, bilgileridir.

13.2. Genel Notun Hesaplanması

            Personel, ortaya çıkan birim notu ile tüm personel arasında sıralamaya tabi tutulduğunda hak edilen sıralama yapılmamış olacaktır. Bu sebeple PPDS komisyonca, personel adına istatistikî bilgileri içeren doğru genel sıralamaya ulaşabilmek için tespit edilen (4) adet yöntemden hangisinin kullanılmasının daha doğru olacağını, üniversiteden ayrı uzmanlardan da bilgiler alınarak karar verildi.

            Uygulanacak en doğru yöntem olarak, her birimin en iyi puanını (100) tam puana, ardından gelen puanları da tekabül ettiği sonraki puana dönüştürerek doğru rakamların bulunması metodu tercih edildi.

Örneğin; (x) biriminde en iyi notu alan personelin puanı (86) ise, (y) biriminde de en kötü puanı alan personelin puanının da (86) olması durumunda, bu iki kişinin genel listede artarda sıralanması doğru olmayacaktır. Bunu önlemek için, birincinin puanını tam puana tamamlama ve sonrakileri buna göre sıralama metodu kullanıldı. Bu metot tüm birimlere uygulandığında, her bir personelin kaç puan alırsa alsın tüm personel içerisinde doğru sırası belirlenmiş olmaktadır.

13.3. Birim Birincilerinin Ödüllendirilmesi :

(64) adet birimde, birimleri içerisinde tam puan alan toplam (132) personel vardı. Bu personeller sistemin uygulanmasında arkadaşları ve amirleri tarafından en çok takdiri toplayan, en nizami çalışan, yaptıkları iş her ne ise, onu en iyi yapmaya çalışan mensuplardı. Bu personelin onore edilmesi için ilk olarak isimleri PPDS İnteraktif CD’de Sonuç bölümünde yer aldı.

Daha sonra; Kayseri Emniyet Müdürlüğündeki tüm Emniyet Amiri ve üst düzey personelin üyesi olduğu mail grubundan ve bir çok komiser sınıfı ile diğer personelin üyesi olduğu mail gruplarından isimleri tüm kadroya duyuruldu.

Ayrıca; 10 Nisan 2008 günü Polis Bayramı kutlamalarında, Kayseri Valisi, Büyükşehir Belediye Başkanı, Garnizon Komutanı ve İl Emniyet Müdürü tarafından kutlama esnasında Teşekkür Belgeleri verildi.

Son olarak bu personelin eşlerinin (veya anne-babasının) adına düzenlenen Tebrik belgeleri adreslerine gönderildi.

13.4. Birim Amirlerinin Bilgilendirilmesi

            Birim Amirlerine, birimlerinin toplu sonuçları çıktı olarak adlarına kapalı zarf ile gönderildi ve değerlendirmelerine sunuldu.

13.5. Emniyet Müdür Yardımcılarının Bilgilendirilmesi

            Emniyet Müdür Yardımcılarına, bağlı birimlerdeki personellere ait bilgiler kendilerine sunuldu.

13.6. İl Emniyet Müdürünün Bilgilendirilmesi

            İl Emniyet Müdürünün makamındaki PolNet bilgisayarına tüm sonuçların yer aldığı programın tamamı kuruldu. 

 

14. PPDS İNTERAKTİF CD

            (7) bölümden oluşan PPDS İnteraktif cd de;

1. Kayseri İl Emniyet Müdürünün Sunuş yazı metni,

2. PPDS Nedir? sunusu,

3. Sistemin İşleyişi sunusu,

4. 2007 uygulamasında birinci olan (132) personelin isimlerinin ve örnek sonuç sayfasının bulunduğu Sonuç bölümü,

5. 19 Eylül 2007 tarihinde tüm rütbeliler ile yapılan Bilgilendirme Toplantısı çekimi,

6. Bize Ulaşın bölümü

7. Emeği Geçenler bölümü bulunmaktadır.

            Etiketli PPDS İnteraktif CD çoğaltılarak; Emniyet Genel Müdürlüğüne, Emniyet Genel Müdür Yardımcıları adlarına, Polis Teftiş Kurulu Başkanlığına, Polis Akademisi Başkanlığına, 1.Hukuk Müşavirliğine, Daire Başkanlıklarına, 80 İl Emniyet Müdürlüğüne, Polis Koleji Müdürlüklerine, PMYO ve Polis Eğitim Merkezi Müdürlüklerine ve Kayseri dâhilinde de; Valilik Makamına, Emniyetten sorumlu Vali yardımcısı adına, Üniversite Rektörlüğüne, İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesine, Kayseri İlçe Kaymakamlıklarına, Emniyet Müdür Yardımcıları adlarına ve Kayseri Emniyet Müdürlüğü birim amirleri adlarına dağıtımı yapılmıştır.

            Bilgi arz edilmesi, sistemin tanınması ve benimsenmesi adına önemli olduğuna inanılan PPDS İnteraktif CD’nin çoğaltılarak bu şekilde dağıtılması vesilesiyle, birçok İl Emniyet Müdürlüğü ve Daire Başkanlığı, Kayseri İl Emniyet Müdürüne veya PPDS komisyonuna, sisteme olan ilgilerini ifade ederek, PPDS ‘nin kendilerinde de uygulanması yönünde taleplerde bulunmuşlardır. Bu ilgi ve talepler memnuniyetle karşılanmış, PPDS Komisyonunda görüşülerek İl Emniyet Müdürüne arz edilmiş, sistemin bu yönde de geliştirilmesi talimatı alınmıştır.

Bu doğrultuda PPDS’nin kolaylıkla başka bir Emniyet kurumunda uygulanmasına yönelik gerekli hazırlık çalışmalarına başlanmıştır.

 

 

15. PPDS 2008 UYGULAMALARI

            Yazı yazıldığı tarihte PPDS 2008-1 uygulaması sonuçları komisyonca değerlendirilmiş, Makama sunma ve birimlere duyurma aşamasına gelinmiştir.

            Sistem üzerinde, satranç oyunu misali sürekli bulunulan aşamanın sonrasındaki dört beş aşama planlanarak ilerleme kaydedilmiştir. Bu süreçte karar verilen formatlara ulaşmak için sürekli geliştirici küçük değişiklikler yapılmıştır. Sistem çok kapsamlı ve detaylı bir çalışma olduğu için, projenin hayata geçirilmesinde ve uygulanmasında en doğru formata ulaşma ve geliştirme çalışmaları aralıksız devam etmektedir.

 

16. YAPILACAK ÇALIŞMALAR

            Başta da belirtildiği üzere proje iki bölümden oluşmaktadır.

Birinci bölümde; PPDS 2007 uygulaması ve Ocak, Şubat, Mart ve Nisan aylarını içeren PPDS 2008-1 uygulaması sonrasında; Mayıs, Haziran, Temmuz ve Ağustos aylarını içerecek olan PPDS 2008-2 ve Eylül, Ekim, Kasım ve Aralık aylarını içerecek olan PPDS 2008-3 uygulamaları yapılacaktır. Böylelikle her bir personelin performansı kapsamlı bir şekilde değerlendirilmiş olacaktır.

Şöyle ki;

PPDS uygulamasıyla yılsonunda (x) isimli personel için, genel, olağan sebeplerle çalıştığı birimin ve yaptığı görevin değişip değişmemesine göre;

En az; (11) meslektaşı tarafından (35) adet performans kriteri ile,

En çok da; (15) meslektaşı tarafından (45) ayrı performans kriteri ile değerlendirme yapılması sağlanmış olacaktır.

            Birinci bölümde bu hedeflenmiş ve büyük oranda hedefe ulaşılmıştır.

Bu noktada, PPDS 2008-1 uygulaması sonuçlarının alınması ve duyurulması ile birlikte sistemin ikinci bölümü için hazırlık çalışmalarına başlanmıştır.

Projede ikinci bölümde; düşük performans notuna sahip olan personele yönelik çalışmalar yer almakta, elde edilen sonuçlara göre, kişisel ve davranışsal kriterler ile görev kriterlerinin ayrı ayrı her birinden (70) puanın altında alan personel çalışma konusu olacaktır.

            Bu konuda da PPDS komisyonu toplantılarında çeşitli değerlendirmeler yapılmıştır. Zaman içerisinde daha da netleştirilmesi hedeflenen bu aşama ile ilgili olarak en sağlıklı çalışmaların yapılabilmesi için, PPDS 2008-1,2,3 uygulamalarının tüm sonuçlarının ortaya çıkmasını gerekmektedir.

Ancak elde edilen sonuçlar itibariyle, düşük performans notu aldığı belirlenen personel üzerinde, uygun gruplar oluşturarak, zayıf olunduğu anlaşılan yönleri geliştirici toplantılar, farklı uzmanlardan aldırılacak eğitimler gibi çeşitli faaliyetler planlanmaktadır.

            Bunun öncesinde de, PPDS 2008-1 sonuçlarına göre, PPDS Birim Raporları hazırlanacaktır. Bu raporlarda; sürekli belli kriterlerde düşük puan alan personelin tespiti, sistemin mantığına olan duyarlılık oranı, bu sonuçlara sebep olan sorunların tespiti ve çözüm önerileri gibi bilgiler yer alacaktır.

            Burada amaç; PPDS projesinde belirtildiği gibi, tüm personelin performansını arttırmak, sorumlu olduğu görevi ile ilgili verimliliğini ölçmek ve arttırmaktır. Personel kendi öneminin daha çok farkına varacak, alınan sorumlulukların değeri, düşük puan ile cezalandırılmayacağı, ancak takip edileceği, suiistimale bu sistemin ve genel yönetim tarzının müsamahasının olmadığı, mesleki, göreve dönük genel prensiplerin uyulması ve uygulanmasının vazgeçilmezliği gibi konular ile ilgili bilinç düzeyinin arttırılması çalışmalarına katkı sağlanmasıdır.

 

  

SONUÇ

Kayseri İl Emniyet Müdürlüğü Polis Performans Değerlendirme Sistemi (PPDS) 2008-1,2,3 uygulama sonuçlarının ortalamaları, her bir personelin 2008 yılına ait Performans Notu olacaktır. Bu puanlar personelin sicil amirlerine sunularak, kendilerine personelleri ile ilgili fikir verebilecektir.

            Değerlendirmede düşük performans aldığı tespit edilen personel, kriterine göre eğitim, birebir görüşme ve benzeri motive edici, geliştirici uygulamalara tabi tutulacaktır.

            Sistem başlangıçtan beri olduğu gibi, ilerleme kat edildikçe kendisini geliştiren ve geliştirmeye ihtiyaç duyan bir uygulamadır. Değerlendirme oranları ile ilgili olarak ilerleyen safhalarda, 360 derece Performans Değerlendirme Sistemine dönüştürülmesi hedeflenmektedir. Bu şekilde örneğin % 10 oranında etkili olacak bir puanı da personel kendi kendisini değerlendirmek suretiyle verecektir.

            Hedef; işini bilen ve işini yapmaya istekli, sahip olduğu becerilerini en üst seviyede görevinde kullanan, çevresi ile uyumlu, mesleğin zorluklarından olumsuz değil, yapıcı şekilde etkilenen, halka hizmet, topluma hizmet için özel olarak seçilmiş olduğunun bilincinde, görevinin hakkını veren, işinde işlemeyen sistemleri zorlayan ve değiştirme potansiyelini hissettiren personel idealinin daha çok hayata geçmesidir.

            Mesleğin sıkıntıları ve zorlukları algılamasında, kendinde atalet hissedebilen, verimli çalışmaktan bir şekilde çekinen veya sakınan personellerin daha objektif ve bilimsel metotlar ile verimliliklerinin sağlanması, personel değerlendirmesinin bir yada iki kişinin eline bırakılmasının dezavantajlarına çare bulunması, sistemin oluşmasındaki çıkış noktasını oluşturan düşüncedir.

            Diğer Emniyet Teşkilatlarına çalışmanın fikir vermiş olması ve yoğun bir teveccühle karşılanmış olması memnuniyet vericidir.

Fikir babası olarak PPDS düşüncesini ortaya çıkaran, Devletine ve kanunlarına sıkı sıkıya bağlı bir Emniyet Teşkilatı için olabilecek en iyi çalışma şartlarını ve imkanlarını hayata geçirmede en gelişmiş sistemleri uygulamakta kararlı tutumları ile kendini gösteren Kayseri İl Emniyet Müdürü Sayın Orhan ÖZDEMİR ’e teşekkür ediyoruz, sağolsunlar...

Ayrıca çalışmanın her aşamasında hiçbir karşılık beklemeksizin hazır bulunarak değerli fikirleri ile çalışmayı yönlendiren Sayın Doç. Dr. Mahmut ÖZDEVECİOĞLU’na ve Kayseri Emniyet Müdürlüğü personeline teşekkür ediyoruz.

                            12 Haziran 2008    KAYSERİ EMNİYET MÜDÜRLÜĞÜ