POLİS PERFORMANS DEĞERLENDİRME SİSTEMİ (PPDS) - 1

GİRİŞ

Polislik disiplin mesleğidir. Üstlenilen görevler ve alınan emirler her bir çalışanı için önemli sorumluluklar oluşturur. 24 saat esasına göre hizmet vererek, halkın huzurunu ve güvenliğini sağlamak Emniyet Teşkilatı mensuplarının birinci görevidir.

Suçun önlenmesi, halkın huzur ve güvenliğinin sağlanması ve kişi hak ve özgürlüklerinin korunarak olaylarla ilgili şüphelerin titizlikle ele alınmasını gerektiren suç araştırmalarının yapılması, ayrıca pasaport, trafik, koruma ve benzeri türlü görevlerin yerine getirilmesi ciddi bir dikkat ve özveriyi gerektirmektedir. Bu sebeple çalışanlar görevlerinde tüm meziyetlerini sergilemek zorundadır. Tüm çalışmalarda sürekli kontrol ve denetleme şart olduğu gibi, yapılabilecek hata veya eksikler hayati sonuçlar doğurabilmektedir.

Bu durum kaçınılmaz bir ihtiyacı gündeme getirmiştir. Çalışanların performanslarının sağlıklı ve detaylı bir şekilde ölçülmesi, ölçülen performansların geri dönüşümü ve etkin hizmete katkısının sağlanması…

Kayseri Emniyet Müdürlüğünün 2007–2011 Stratejik Planındaki, İnsan Kaynakları Stratejisinin alt başlığında Performans Değerlendirme Sistemi oluşturulması stratejisine yer verilmiştir. Bu doğrultuda, 2007 yılı ortalarında başlatılan Polis Performans Değerlendirme Sisteminin (PPDS) kurulması ve uygulaması çalışmaları, yaklaşık yedi aylık bir hazırlık sürecinin ardından yılsonu itibari ile tamamlanmıştır.

İlk değerlendirme 2007 Aralık ayında yapılmış, bahsedileceği üzere personel birbirini bir sistem dâhilinde değerlendirmiştir.

Yazıda; sistemin özü ve bazı detay ama sistemin anlaşılması için gerekli bilgiler üzerinde durulacak olup, mevcut sicil yönetmeliğine bir alternatif oluşturabilecek, onun önünde olmayan ancak, ona destek veren bir sistemden bahsedilecektir.

 

1. PPDS’YE BAŞLANGIÇ

Sistem, Kayseri İl Emniyet Müdürü Sayın Orhan ÖZDEMİR ‘in isteği ve talimatlarıyla başlatılmıştır.

PPDS Proje çalışmaları; 27 Temmuz 2007 tarihinde Valilik makamından alınan onayın ardından, Erciyes Üniversitesi Rektörlüğünü ile yapılan yazışma sonucu, İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Öğretim üyesi Doç. Dr. Mahmut ÖZDEVECİOĞLU ’nun bilimsel desteği doğrultusunda uygulamaya sokulmuştur.

Sayın ÖZDEVECİOĞLU, Kayseri Emniyet Müdürlüğünün dört yıldır sürdürülen Toplam Kalite Yönetimi, Personel-Vatandaş memnuniyeti anketleri, Stratejik Planlama ve Kalite Çemberleri gibi çalışmalarında olduğu gibi PPDS ‘nin kurulması ve yürütülmesini de özveriyle yönlendirmiş ve desteklerini sunmuştur.

 

2. TANIMLAR

            Performans; bir organizasyonda amaçların en iyi bir şekilde gerçekleşmesine yönelik olarak azami kapasiteyi belirten, çalışanların iş yapabilme kapasitesi olarak tanımlanmaktadır. [1]

Performans değerlendirme de; bir firmada çalışanların görev ve sorumluluklarını ne denli etkin bir biçimde yerine getirdiğinin objektif ve sistemli bir şekilde ölçülmesidir.

PPDS ise; uygulandığı Emniyet Teşkilatının tüm çalışanlarının performansının, beraber çalıştığı meslektaşlarınca ve mesleğin kendine has tüm özelliklerini kapsayıcı bir şekilde Performans Değerlendirme mantığı çerçevesinde ölçülebilmesi şeklinde tanımlanabilir.

 

3. PPDS’DE AMAÇ VE KAPSAM

PPDS’de amaç; Emniyet Müdürlüğü birimlerince yürütülen görevlerde, gizli işsizliğin önlenmesi ve açık sicile esas olmak üzere, personelin görev ve sorumluluklarını ne kadar etkin bir biçimde yerine getirdiğini ölçmek ve yüksek performansı ödüllendirip düşük performansı artırıcı tedbirler almaktır. Personelin başarısını değil performansını ölçebilmektir. Hangi görevde olursa olsun, o görevde işinin hakkını verip veremediğinin ölçülmesidir.

Ulaştırma Şubedeki araç şoförü, Polisevi Şubedeki aşçı, Polis Merkezindeki Mukayyit, Evrak Arşiv Şubedeki İdari Büro memuru, (x) Şube Müdürü, (x) katın temizlik görevlisi, Trafik Tescil Şubedeki GİH Memuru, Asayiş Şubedeki (x) Büro Amiri, kısacası tüm çalışanlar sisteme dâhildir.

Halka sunulan hizmetin yerine getirilmesinde her bir çalışanının emeğinin olması sebebi ile, PPDS’deki birinci (P) ile, Kayseri Emniyet Müdürlüğündeki tüm çalışanlar kastedilmektedir.

 

4. PPDS KOMİSYONU

            (5) kişiden oluşan PPDS Komisyonunda; Sayın ÖZDEVECİOĞLU proje danışmanı, Ar-Ge Büro Amiri Emniyet Amiri İlhan DAĞDEVİREN Genel Koordinatör, Ar-Ge Büro Amirliğinde görevli Polis Memurları Bünyamin ŞENYAŞA ve Mahmut KARAKÖSE Koordinatör ve Bilgi İşlem Şube Müdürlüğünde görevli Polis Memuru Soner DAĞTEKİN Yazılım, Tasarım ve Teknik Altyapı sorumlusu olarak görev almışlardır.

 

5. PİLOT ÇALIŞMA

            Merkez ilçe olan Melikgazi İlçe Emniyet Müdürlüğüne bağlı Yıldırım Beyazıt Polis Merkezi Amirliği personeline yönelik yapılan pilot çalışmada sistem başarı ile test edilmiştir.

Sistemin olgunlaşması için çok faydalı olduğu görülen bu çalışmada, öncelikle sistem her yönü ile anlatılmış sonrasında personelin ilk görüşleri alınarak işleyiş ve sonraki adımlar tespit edilmiş ve böylelikle sistemin ana hatları ortaya çıkarılmıştır. Değerlendirme yüzdeleri, kaçar soru olacağı, kişisel ve davranışsal kriterler ile görev kriterlerinin soru adetleri gibi konular aydınlığa kavuşturulmuştur.

En önemlisi, sistemin personel ile ilk tanışması anlamına gelen pilot çalışmada, personel geri dönüşümlerinin oldukça olumlu olması, yapıcı, geliştirici önerilerin gelmesi çalışmayı desteklemiştir. Bir diğer kazanç ise; çok önemsenmesi gereken, sistemin değerlendirme aşamasında personelin tamamen objektif olabilmesi, duygusal davranmaması gerektiği, güvenilir bir sistem içerisinde akılda soru işareti kalmadan değerlendirilecek kişilerin değerlendirenlerce, katmadan, eksiltmeden sorulara verilecek cevaplarla değerlendirilmesinin mümkün olabileceği görülmüştür.

            Her değişim sancılı olduğuna göre, gerekli zihniyet değişimi için ilk nabız yoklaması oldukça olumlu sonuçlar vermiştir.

 

6. KRİTERLERİN TESPİTİ

6.1. Kişisel ve Davranışsal Kriterlerin Tespiti

            Kişisel ve Davranışsal kriterler için ilk kaynak, Emniyet Amiri Derin AKDENİZ‘in, Uludağ Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Ana Bilim Dalında öğrenci iken kaleme aldığı, “Performans Değerleme ve Türk Polis Teşkilatı için bir Performans Değerleme Model Önerisi” isimli Yüksek Lisans tezinde belirtilen bilgiler ve kriterlerdir. [2]

Emniyet Müdür Yardımcılarına ve Şube Müdürlerine, (137) adet olan bu kriterler resmi yazı ile gönderilerek, üzerinde çalışma yapılması, sistemde sorulabilmesi için görüşleri ve kriterlerin önem derecelerine göre sıralanması istenmiştir. Gelen öneri ve istekler PPDS komisyonunda değerlendirilerek Kişisel ve Davranışsal kriterler (50) adet olarak son haline getirilmiştir.

Daha sonra sistemde bu sorulardan en önemlileri yine katılımlı bir çalışma ile sıralamaya konularak, her PPDS uygulamasında bir başka (10) tanesi sorulmak üzere sıralanmıştır.

6.2. Görev Kriterlerinin Tespiti

Görev kriterleri de resmi yazı ile tüm birimlerimize sorularak, birimlerinin görev çeşitlerinin tespiti ve bu görev çeşitlerine ait en az (5) adet görev kriterinin tespit edilmesi istenmiş, gelen cevabi yazılar doğrultusunda tüm birimlere ait, toplam (443) adet görev çeşidi ve (2292) adet görev kriteri bilgisi komisyona ulaşmıştır. Komisyonda bu görev çeşitleri ve kriterleri, benzer birimler için standart olacak şekilde tekrar değerlendirilerek son haline getirilmiştir.

Kayseri Emniyet Müdürlüğünde görev yapan tüm personel sayısı olan (2924) kişinin, (787) ‘si Polis Merkezlerinde görev yaptığından dolayı, Polis Merkezlerinin görev çeşitleri ve görev kriterleri; Asayiş ve Merkez İlçelerden sorumlu Emniyet Müdür Yardımcısı, Merkez İlçe Emniyet Müdürleri ve Polis Merkez Amirleri ile birlikte, yapılan toplantılarda tek tek değerlendirilerek son haline getirilmiştir.

 

7. PPDS BİLGİSAYAR PROGRAMI

            Kriterler tespit edilirken bir yandan da, Bilgi İşlem Şube Müdürlüğünde görevli komisyon üyesi tarafından uygun veri tabanı yazılımı kullanılarak PPDS isimli bilgisayar programı yapıldı.

Programda;

1. Tüm personelin gerekli bilgileri (resim, özlük bilgiler, güncel çalıştığı yer ve görev),

2. Her bir personel için, ait olduğu personel havuzundan değerlendireceği meslektaşlarının rastgele atamalarının yapılması,
 
3. Verilen kriter puanlarının toplanarak ortalamasının alınması,

4. Bu ortalamaların, değerlendirilecek personel için dikkate alınacak olan yüzdelerinin doğru şekilde yer aldığı ve hesaplanarak sonuçlarının (Performans notunun) verilmesi,

5. Program içerisinde personele ait her hangi bir bilgi ile tüm aramaların yapılabilmesi, (bayan memurlar, bekçiler, yaşı (x) ile (y)  arası olanlar, (x) kriteri 70 puanın altında olanlar, rütbe, unvan, birim, önceki PPDS uygulaması puanları gibi)
 

 

8. DEĞERLENDİRME ESASLARI

8.1. Değerlendirme Havuzları

12/24, 08.00/17.00 veya farklı çalışma sistemlerine göre, personelin birlikte çalışıyor olması esasına uygun şekilde bilgisayar programında personel havuzları oluşturulmuş, bu havuzlardan personelin değerlendirme yapabilmesi için birbirine rastgele, hiçbir aşamasında dışarıdan müdahale olmaksızın atamaların yapılması PPDS bilgisayar programı marifeti ile sağlanmıştır.

Örneğin; bir Polis Merkezinde 1. grup, 2. grup, 3. grup ve diğer çalışanlar olmak üzere (4) personel havuzu oluşturulmuştur. Her personeli değerlendirecek kişilerinde aynı havuzda olma zorunluluğu bulunmaktadır.

Tüm personelin güncel görev yeri bilgisi ile birlikte, tüm birimlerin çalışma saatlerine uygun personel havuzları bu mantıkla oluşturularak, değerlendirme süreci başlamadan bir gün önce programa son hallerinin girilmesi sağlanmıştır.

8.2. Programdaki Giriş ve Değerlendirme Sayfaları

            Değerlendirmeye başlayacak olan personel program açılmasının ardından, sicilini ve şifresini girdiğinde programın giriş sayfası açılacak, burada karşısına değerlendireceği ve bilgisayarın rastgele atadığı beraber çalıştığı meslektaşlarının fotoğrafları çıkacak ve fotoğrafların üzerine tıklayarak değerlendirme sayfasına geçecektir. Değerlendirme tamamlandıktan sonra, geri dön butonuna tıkladığında, giriş sayfasına dönmüş olacak, burada önceki seçtiği fotoğraf artık gözükmeyecek ve diğer fotoğraflardan seçmeye devam ederek bu şekilde değerlendirmelerini yapacaktır.

8.3. Değerlendirme Şekli

Değerlendirme şekli her kriter için aynıdır.

(1) Çok zayıf (20 puan),

(2) Zayıf (40 puan),

(3) Orta (60 puan),

(4) İyi (80 puan)

(5) Çok iyi (100 puan) şeklindedir.

Değerlendiren personel, programdaki değerlendirme sayfasında yer alan, her bir kriterin karşısındaki (1), (2) ,(3), (4), (5) rakamlarının yanlarındaki kutucukları işaretleyerek notlarını vermektedir.

8.4. Değerlendirmeler ve Yüzdeleri

            Sistemde, her bir personeli;

1. Bilgisayarın rastgele seçtiği ve belirtilen havuzdan (3) meslektaşının değerlendirmeleri, toplam % 25 oranında,

2. Birinci derece amirinin (hiyerarşik sırada kendisine en yakın olarak görev yapan) değerlendirmesi % 50 oranında,

3. İkinci derece amirinin (hiyerarşik sırada kendisine en yakın olarak 2. sıradaki amiri) değerlendirmesi % 25 oranında değerlendirecektir.

            Örneğin; bir Polis Merkezinde, 3. grupta, ekip şoförü olarak görev yapan (x) isimli Polis memurunu, toplam % 25 oranında beraber çalıştığı ve bilgisayarın rastgele seçtiği (3) meslektaşı, Grup amiri komiseri % 50 oranında ve Polis Merkezi Amiri Başkomiseri de % 25 oranında değerlendirecektir.

Rakamlarla örnek vermek gerekirse;

1. Polis Memuru (x) ‘e, belirtilen (5) meslektaşının her biri (15) adet kritere göre [(10) adedi Kişisel ve davranışsal kriterler ve (5) adedi görev kriterleri olmak üzere] değerlendirmeyi yaparken;

2. (3) meslektaşının verdiği kriter notlarının ortalaması 85, 90 ve 95 ise, bunların ortalaması olan 90 performans notu için bu puanın %25’i olan 22.5 puanı alacak,

3. Komiserin değerlendirme ortalaması 90 ise, buradan bunun % 50’si olan 45 puanı alacak,

4. Başkomiseri de 90 performans notu verdi ise, onun % 25’i olan 22.5 puanı alacaktır.

5. Program o personel için bu hesaplamaları düzenli bir şekilde yaparak, bu üç notu toplayacak ve personelin birim performans notu [22.5+45+22.5 =] 90 olarak ortaya çıkacaktır.

Bu hesaplama sistemiyle programın veri tabanına sadece personel havuzları doğru ve güncel şekilde yerleştirilip, tanımlanarak, gerekli rastgele atamalar ve hesaplamalar yapılmakta ve her bir personelin Performans puanlarına ulaşılacaktır.

 

                           12 Haziran 2008

    KAYSERİ EMNİYET MÜDÜRLÜĞÜ

 

( SÜRECEK )

 

 

 

[1] DERDİMAN R.C, AKDENİZ D, “Kamu Yönetiminde Performans Göstergesi Olarak Sicil Değerlendirmesi”, Polis Dergisi, S.34, 2003, (http://www.emniyet.gov.tr/egitim/dergi/eskisayi/34/yeni/web/R

_Cengiz_DERDIMAN_ Derin_AKDEN.htm)

[2] Tezin tamamı için; web:http://rapidshare.com/files/24597810/EmniyetTeskilatinda

PerformansDegerlemeTez. pdf