Arşiv ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı; Emniyet Genel Müdürlüğünün bir birimi, birikimi, yol göstericisi, geleceğin inşa edileceği köklü ve sağlam bir temel, ışık, kaynak, bir akarsuyu, çağlayanı besleyen can damarı, yaşam için kalbe temiz kan taşıyan bir atardamar, uçsuz bucaksız bir derya, okyanus, paha biçilemeyen bir hazinedir. Daha nasıl, tarif edeyim, bu birimi! Önemini anlatmakla bitiremeyiz… Peki, bu birim, ne iş yapar? Neden ve ne zaman kurulmuştur? Hangi aşamalardan geçmiştir? Şu an ne durumdadır?

       

 Bu soruların cevabını verebilmek için; Bu birimin, bugün ki durumuna gelene kadar geçirdiği aşamaların bilinmesinde yarar olacağını düşündüğümden, bildiklerim ile yaptığım araştırmaları da paylaşmak istedim. Bu birim, 3201 sayılı Emniyet Teşkilatı Kanununun 1937 yılında kabulünden sonra, 1938 yılında Arşiv Şube Müdürlüğü olarak kuruldu. Hizmet birimlerinin zaman içerisinde, iş yükünün nitelik ve nicelik açısından artması sonucu, 1974 yılında Arşiv Şube Müdürlüğü, Daire Başkanlığı seviyesine çıkartılmıştır. Daha önce genelge ve tamimlerle hizmet verilmekte iken, yapılan hizmetlerin verimliliğini artırmak, hizmette çağın teknolojisini de kullanmak sureti ile yeni bir düzenlemeye gidilerek, yetki ve sorumluluğu da esasa bağlayan, 27.12.1982 günlü 1-8 sayılı “Emniyet Genel Müdürlüğü Arşiv ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönergesi” çıkartılarak, bu Yönergeyle Merkezde evrak ve arşiv hizmetlerinin ne şekilde yürütüleceği detaylandırılarak yürürlüğe konulmuştur. Bu Yönergeye göre, alt birimlerin kuruluşu tamamlanmış, gelen ve giden evrak hizmetleri sirkülâsyonunun ne şekilde yapılacağı, dosya açma, birleştirme, arşivleme, dosyalara fiş açma ve tasnif etme ve dosyadaki bilgilerin mikrofilm ve bilgisayar ortamına aktarılma işlemlerinin seri ve güvenli bir şekilde yapılması sağlanmıştır. Bu Yönergeye paralel olarak,  01.07.1986 gün ve 257 sayılı Genelge ile de Merkez ve Taşra Teşkilatında evrak ve arşiv hizmetlerinin ne şekilde yapılacağı bir esasa bağlanmıştır.

 

Ancak; İlgi genelge zaman içerisinde değişen şartlar ve yeni oluşumlar sebebiyle güncelliğini kaybettiğinden, günün şartlarına göre yeniden hazırlanan konu-aidiyet numaraları listesi 07.01.1997 gün ve 006 genelge ile güncellenmiştir.

 

Geçen zaman içinde, gerek teşkilatımız içinde, gerekse teşkilat dışında gelişen teknoloji ve hizmet yoğunluğu göz önüne alınarak yeni bir mevzuat düzenlemesine gerek duyulmuştur. Bu nedenle; 04.08.1993 tarihli Bakan onayı ile “Emniyet Genel Müdürlüğü Arşiv ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliği” ile “Emniyet Müdürlükleri Evrak ve Arşiv Şube Müdürlüğü Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliği” yürürlüğe konulmuş olup; Merkez ve Taşra Teşkilatına da dağıtımı yapılmıştır.

 

1938 yılında Arşiv Şubesi olarak kuruluşundan, Arşiv ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı seviyesine gelene kadar geçen sürede, bu birimde görev yapan en alt ve en üst kademede ki görevliler, görev yaptıkları zamanlarda sürekli olarak yaptıkları yeni oluşumlar, düzenlemeler yanında teknolojiyi de yakından takip ederek bu birimin çağın gereklerine uygun bir şekilde gelmesini sağlamışlardır.

 

Mesela;

Daire Başkanlığının mahzenlerinde muhafaza edilen, hukuki, ilmi ve mali durumları bakımından kaybolması halinde telafisi mümkün olmayan evrakların çoğaltılması amacıyla 1986 yılında MİKROFİLİM ŞUBESİ kurularak söz konusu evrakların mikrofilmleri çekilerek, uygun şartlarda muhafazası sağlanmıştır.

 

Ancak,  mevcut mikrofilm maliyetinin yüksek, mevcut sistemdeki cihazların yıpranmış olması sebebiyle, mikrofilm sistemi yerine teknolojik gelişmelerinde gereği olan dijital arşivleme sistemine geçilmesine karar verilmesi ile 2001 yılında BİLGİ ARŞİVLEME ŞUBESİ kurularak söz konusu evrakların dijital ortama atılarak muhafaza edilmesi sağlanmaktadır.    

 

Şu anda da; 22 Haziran 2009 tarihinde Arşiv ve Dokümantasyon Dairesi Başkanı olarak atanan, yaptığı arşiv araştırmaları, yazdığı makaleler, Osmanlıca belgeleri inceleyerek bilinmeyenleri gün yüzüne çıkardığını yazdığı kitapları ile tanıdığımız, 1.Sınıf Emniyet Müdürü Eyüp ŞAHİN, daha göreve başladığı ilk gün, çalışma arkadaşlarını toplayarak “ Ben den önce bu birimin gelişmesinde katkısı olan Daire Başkanları gibi, bende bu birime katkıda bulunmak için elimden ne geliyorsa yapmak için buradayım. Sizlerle el ele beraber DOKÜMANTASYON MERKEZ BÜROSUNU kurmak istiyorum.” demiştir.   

 

Bu konuşmanın ardından, dairede harıl harıl hummalı bir çalışmaya başlanılmıştır. Daire Başkanımız, doküman merkezi bürosunun kurulması ile ilgili olarak Genel Müdürümüz ile Genel Müdür Yardımcımızla gerekli görüşmeleri yaparken, diğer görevliler de Yönetmelik de dokümanla ilgili düzenlemenin yanında,  dokümanların toplanması neticesi muhafaza edileceği yerin temini, tasnif edilmesi, dijital ortama atılması ile Polnet ve İnternet ortamın da hizmete sunulması, okuma salonunun tespit edilmesi çalışmalarına başlamışlardır. Şu anda Dairenin bütün elemanları ele ele vermiş, bu birimi daha ileri bir seviyeye getirmek için var güçleri ile çalışmaktan dolayı keyif aldıkları yüz ifadelerinden anlaşılmaktadır. Bu çalışma bana, bahsetmekten geçemeyeceğim bir atasözünü hatırlattı. Hani derler ya! ”Bir elin nesi var, iki elin sesi var” Gerçektende çok doğru ve yerinde söylenmiş bir söz!

 

Dünyanın en değerli elması bilgidir. Bilgi gerektiği yerde kullanılmazsa en değerli elmas falan olmaz… Bu nedenle Daire Başkanlığının gündeminde, bünyesinde uygun şartlarda muhafaza ettiği, koruduğu bilgiyi üreten birimlerle ortaklaşa olarak bu bilgileri su yüzüne çıkartıp, hizmete sunma gibi bir proje çalışmalarında mevcuttur.

 

Arşiv ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı,” 03.08.2004 tarihinde yürürlüğe giren Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliğindeki Kuruluş Şeması 04.09.2008 tarihinde Bakanlık Makamının onayı ile değiştirilerek alt birimleri, Arşiv Şubesi, Evrak Şubesi, Bilgi Arşivleme Şubesi ile Strateji Geliştirme ve Destek Şube Müdürlüğü” olarak düzenlenmiştir.

          

Halen; Bu Yönetmelik hükümlerine göre, gelen giden evrak dolaşımı, bozulmaya, yıpranmaya, yanmaya, yok olmaya, çalınmaya karşı, uygun şartlarda muhafaza ettiği arşivlik malzemeyi dijital ortamda hizmete sunma çalışmalarının yanında, yeni kurulacak dokümantasyon merkez bürosundaki dokümanlarında, dijital ortamda hizmete sunma, strateji araştırma, teknolojiyi de yakından takip etme çalışmalarını da yapma çabasındadır…

 

Yazımı, bu hummalı çalışma içinde olan tüm personele kolay gelsin derken, iki veciz söz ile bitirmek istiyorum…

 

“Geçmişi olmayanın geleceği olmaz. Kökü olmayanın dallarında çiçek açmaz.”

          

27 Ağustos 2009     

  

Elveda TANIK

etanik@egm.gov.tr